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3个小技巧让你工作效率提升10倍(下)

来源:360圈   发布时间:2016-10-17 07:12:00 | 浏览次数: | 关键词:邮件,设置,工作,可以
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上期内容《3个小技巧让你工作效率提升10倍(上)》

【lingling】提问

如果事件项目非常多,又可能被很多人催着打扰。是否也应该先记着,再实施?

【呆宝】回答

在实际工作环境中,我们经常被各种人催,其中可能是自己的领导或同事。这种“催”会让人五心烦躁。但是,我们自己心里有一杆秤,知道什么事情最重要。不要被人打乱了自己的阵脚。

对于lingling提到的问题,如果你之前的时间安排没有问题,那么中间如果有人打扰,那么应该记录下来,然后继续手头的工作。因为当前工作已经开展了一段时间,如果停下来再重新开始,反而会浪费更多的时间。

我们上期分享的内容是《3个小技巧让你工作效率提升10倍(上)》,之前我们讲到阻碍我们高效工作的原因主要来自于两块:第一,自己分心;第二,外部打扰。

第一块内容,我们上期已经提供了GTD时间管理法和番茄工作法给大家,还没有看的朋友可以点击此处回看。

今天来给大家介绍怎么样在工作中可以尽可能的减少外部打扰,保持高效的工作状态。我们先来分析一下在单位上班的时候,有哪些外部打扰因素。

第一,各类消息,电脑弹屏、手机消息通知,比如邮件、微信、QQ、短信等。

第二,电话。一般电话分为工作电话,比如领导电话、同事电话、顾客电话。还有就是非工作电话,比如家人、朋友、快递等。

第三,突然有人到访。比如同事、合作伙伴等。

那么我们怎么减少这些因素对自己的打扰呢?P.S 我的办公电脑系统是WIN 10,手机是IOS,所以以下教程都是按照两个系统做的,使用其他系统的同学可以参考类似功能或者软件,设置方面不完全一样。

第一,屏蔽微信、QQ在任务栏的图标。这个简单的设置可以使得我们的工作效率大幅提升。

为什么我们工作的时候会不专心?主要的原因是不断有新的信息进来,比如你刚要开始写一个方案,突然微信桌面版闪了消息,然后自己去处理一下。刚刚回完微信,这个时候QQ又闪了。这个时候又去处理QQ消息了。然后进入死循环,写方案就变得遥遥无期了。

我们要做的就是在工作的时候少看甚至不看微信和QQ,对于学生专心写作业来说,这个很容易做到。但对于上班族来说,不开微信、QQ不现实,因为很多人都要依靠这两个软件接收文件或者同步手机上的内容。

因此,对于上班族来说屏蔽微信、QQ在任务栏的图标是更好的选择,也就是不要让微信和QQ的消息闪屏影响到自己工作。

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大家看上面我的任务栏上根本就没有微信和QQ。我把微信和QQ的图标收起来,这样平时工作的时候开着微信和QQ的时候也不会受到他们的打扰。

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点击那个 的图标时,才能看到微信和 QQ。设置这个消息很简单,在工具栏上点击设置,然后点击“选择哪些图标显示在任务栏上”就可以设置了。

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第二,关闭邮件提醒、设置邮件分组功能。

上班的时候,邮件成为大家的一大干扰源。不停有邮件进来,然后很多人就在不断处理这些邮件。

我觉得邮件处理太快没啥意义,我平时都直接把邮箱的邮件提醒功能关闭,平时只要养成固定时间处理邮件就好,比如一天4次处理邮件,早上上班一次、中午下班一次、下午上班一次、晚上下班一次即可。

那么有人会问,领导和同事的重要邮件怎么办?首先,每天的重要邮件不是特别多,而且重要邮件不代表是最急的邮件,不需要马上处理。需要马上处理的邮件,一般都会有同事打电话来催,所以不用担心。

设置邮件分组可以让你彻底不会错过领导和重要邮件。将领导邮件和邮件标题中有【重要】、【急】等关键词的邮件自动分组,然后设置邮件到达提醒,这样就可以保证重要邮件不会落下了。

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outlook的邮件规则和通知设置

第三,开启手机勿扰模式。

我个人特别喜欢iPhone的一个原因就是它有勿扰模式,这个功能至少可以提升一倍生产力。

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小月亮就是免打扰模式

开启这个模式之后,你就不会被手机一堆消息提醒和电话所打扰,专注工作就可以了。你可以在设置页面中来设置具体的“勿扰模式”。

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点击进入后可以看到,iPhone支持的设置非常人性化。你可以手动开启勿扰模式,也可以设置时间让手机自动开启。

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在免打扰模式下,你可能怕漏接重点,比如领导、重要客户、家人,那么你可以把他们的电话在通讯录中设置成为“个人收藏”,这样他们的电话就不受“勿扰模式”的过滤。

你还可以开启重复来电功能,就是一个人短时间多次拨打你电话时,这个时候可以接入,这样以防有什么特别急的事情。由于我做截图的这个手机是小号,除了家人没有人知道这个号码,所以我没有开通“重复来电”功能。如果你生活和工作用一个号,那么强烈建议你开启这个功能,以防有急事。

第四,一副好耳机+白噪音(白噪音)。

我个人很多副耳机,每副耳机的应用场景不一样。我在单位上用两副,一个BOSE QC25主动降噪耳机,带上这副耳机顿时间世界安静了。传说中带着这副耳机上街,被车撞死了都不知道。我一般写重要的文案的时候,就会带这副,然后开启免打扰功能。这副耳机也是我坐飞机的必备。

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当然,它也有缺点,第一,价格比较贵;第二,同事领导叫你,你都听不到。如果你单位办公环境不像我现在所处的环境这么开放,你还是不要戴,以免领导和同事对你产生不好的印象。

第二副,日常用,戴着也不会太高调,SONY XBA-A1AP,圈铁入门级,日常用完全没有问题,样子也很闷骚,完美支持iPhone。

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对于工作的时候听什么,很多人会选择歌曲,但是我觉得歌曲有时候会有打扰,我自己很喜欢听白噪音(白噪音)。不知道白噪声是什么的同学请自行百度。我推荐两个自己很喜欢的白噪音(白噪音)网站给大家,https://www.calm.com/ 和 http://rainymood.com/ 。 平时大家工作的时候可以开着,可以让你更加专注,两个网站可以一起打开,“混音”效果也很棒的。

第五,减少突然有人到访对自己的打扰。

学会安排自己的时间,不要刻意安排突发事件。

比如,有人问你,你明天什么时候有空,我过来和你谈点事情。一般这个时候大家都是回答,明天呀,我都有空,你随时过来就可以了。

这可能是每天都发生在大家身边的情况。如果当这个人来的时候,你正在做其他事情,你正在做的事情就被打断了。

一般来说,我会问他过来主要是谈什么的,大概要多久,心里有个底儿。然后安排一个固定时间给他,比如下午2点-3点。一般来说,下午刚上班的时候,接待来宾比较好,事情不容易被打断,也可以减缓中午的困意。这样的时间安排就比较合理、高效。

另外,对于突然有其他同事找你,如果你手头上正在处理一个项目,可以礼貌地问他是不是特别急,如果不急,一会儿你忙完手头这一点儿事情再过去找他。一般来说,大家都会同意,或者有人说上一句没事就走了。

以上这些小技巧都是帮助大家更好地掌控时间的。大家要记住,时间是自己的,要学会自己掌控时间,而不是被时间或者其他事物牵着自己走,否则很容易进入一个低效又耗时的怪圈之中。

好了,分享了这么多,最重要的一点还是大家要在工作中多实践。刻意练习才是养成好习惯的关键。

微信公众账号:呆头呆脑——出自一个处女座产品经理之手,总结自己的千万粉丝互联网运营心得,同时分享自己读书笔记、职场感悟,帮助更多的小伙伴一起成长。两个呆子在一起才会有头脑。商务合作请加个人微信:talk2daibao


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  • 热门评论
  • 想你的夜头像
    想你的夜 2016年10月17日 11:21

    爱你,永无止境,只要生命不息可以,爱你不止。爱你没有理由,有的也是一世情缘。来世我依然爱你,与你牵手相伴。爱转角遇见了谁,是否有爱情的美?爱转角以后的街,能不能有我来陪?爱转角遇见了谁,是否不让你流泪?

  • 飘飘头像
    飘飘 2016年10月17日 12:04

    情感营销工作人的感情是容易被触动的,关怀点就是触动你的情感,让你自发的去转告和表扬一下,表扬是最深刻的营销。